Cùng với đó, việc ghi nội dung chuyển khoản thế nào cho đúng, đủ và thống nhất trở thành yếu tố quan trọng để tránh rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu dòng tiền.
Hộ kinh doanh phải có trách nhiệm thông báo cho cơ quan Thuế bằng phương thức điện tử tất cả các số tài khoản.
Không dùng tài khoản cá nhân thay cho tài khoản kinh doanh
Từ ngày 1/3/2026, theo quy định tại Thông tư số 25/2025/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước, tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của hộ kinh doanh phải được mở và sử dụng đúng với tên ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Đây là nội dung sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 17/2024/TT-NHNN, trong đó quy định rõ nguyên tắc đặt tên tài khoản thanh toán. Cụ thể, tại điểm c.1 khoản 1 Điều 13 (đã được sửa đổi), tên tài khoản thanh toán phải phù hợp với chủ thể mở tài khoản.
Đối với tài khoản cá nhân, tên tài khoản được đặt theo họ và tên trên giấy tờ tùy thân. Đối với tài khoản tổ chức, tên tài khoản phải bao gồm tên tổ chức theo giấy phép thành lập, quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Với tài khoản thanh toán chung, ngân hàng đặt tên trên cơ sở thể hiện đầy đủ tên các chủ tài khoản và không trùng với tên của chủ thể khác. Đối với hộ kinh doanh, dù không phải là doanh nghiệp, nhưng khi đã đăng ký và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thì tên tài khoản phục vụ kinh doanh cũng phải trùng khớp hoàn toàn với tên ghi trên giấy này.
Điều này có nghĩa, kể từ ngày 1/3/2026, chủ hộ kinh doanh không thể tiếp tục sử dụng tài khoản cá nhân mang tên mình để nhận tiền bán hàng, thanh toán chi phí hay thực hiện các giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh như trước.
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 86 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, tên hộ kinh doanh trên Giấy chứng nhận đăng ký phải được đặt theo cấu trúc: “Hộ kinh doanh” + Tên riêng. Tên riêng được viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Không chỉ dừng ở yêu cầu đặt tên đúng, theo Quyết định 3389/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, từ 1/1/2026 sẽ có hai nhóm hộ kinh doanh bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh. Gồm hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng/năm; hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên.
Trong Thông báo số 85/TB-CT của Cục Thuế tuyên truyền, phổ biến chính sách thuế và quản lý thuế hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng nêu rõ các quyền và trách nhiệm của hộ và cá nhân kinh doanh. Trong đó, hộ kinh doanh phải có trách nhiệm thông báo cho cơ quan Thuế bằng phương thức điện tử tất cả các số tài khoản mở tại tổ chức tín dụng, ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và trung gian thanh toán liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Như vậy, việc tách bạch tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh không còn là lựa chọn linh hoạt mà trở thành yêu cầu bắt buộc. Quy định này đánh dấu bước chuyển quan trọng trong minh bạch hóa dòng tiền, siết quản lý thuế và chấm dứt tình trạng dùng tài khoản cá nhân để giao dịch kinh doanh như lâu nay.
Ghi nội dung chuyển khoản thế nào để tránh rủi ro thuế?
Theo ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán thuế Keytas, định hướng quản lý của Nhà nước hiện nay là yêu cầu hộ kinh doanh phải có trách nhiệm thông báo với cơ quan Thuế các số tài khoản phục vụ sản xuất, kinh doanh.
Thực tế, cơ quan thuế đã yêu cầu đăng ký tài khoản riêng cho mục đích kinh doanh. Khi sử dụng tài khoản riêng, chủ hộ cần đặc biệt lưu ý kiểm soát và phân loại dòng tiền. Về cơ bản, tài khoản hộ kinh doanh sẽ có hai nhóm dòng tiền chính: tiền vào và tiền ra.
Đối với dòng tiền vào, có một số nguồn phổ biến:
Thứ nhất, khách hàng thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ. Đây là dòng tiền lớn nhất và phải gắn với nghĩa vụ xuất hóa đơn theo quy định. Nội dung chuyển khoản thường phụ thuộc vào khách hàng nên khó kiểm soát tuyệt đối. Tuy nhiên, hộ kinh doanh nên thống nhất hướng dẫn khách ghi rõ nội dung như: “Thanh toán tiền hàng tháng…”, “Thanh toán hóa đơn số…”. Trường hợp khách trả tiền mặt và hộ kinh doanh nộp tiền vào tài khoản, nên ghi rõ “Khách hàng trả tiền mặt nộp vào tài khoản”.
Thứ hai, tiền chủ hộ chuyển từ tài khoản cá nhân sang tài khoản hộ kinh doanh. Khi thực hiện giao dịch này, ông Tuấn lưu ý, hộ kinh doanh cần ghi rõ họ tên chủ hộ và nội dung chuyển tiền thống nhất để sau này dễ đối chiếu, ví dụ: “Chủ hộ Nguyễn Văn A bổ sung vốn”.
Thứ ba, tiền vay và được ngân hàng giải ngân vào tài khoản hộ kinh doanh. Đây không phải là doanh thu từ hoạt động bán hàng, nên không phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng hoặc thuế thu nhập từ kinh doanh, do đó không phải xuất hóa đơn. Tuy nhiên, cần lưu trữ hợp đồng tín dụng và chứng từ giải ngân để chứng minh nguồn tiền khi cần.
Ông Lê Văn Tuấn cho rằng, nguyên tắc quan trọng là bất kỳ khoản tiền nào đổ vào tài khoản hộ kinh doanh, nhưng không phải doanh thu thì phải có căn cứ, chứng từ để chứng minh rõ bản chất, tránh bị hiểu nhầm là doanh thu chịu thuế.
Với dòng tiền ra, nguyên tắc chung là phải gắn với chứng từ hợp lệ. Nếu thanh toán cho nhà cung cấp theo hóa đơn, nội dung chuyển khoản nên ghi: “Hộ kinh doanh… thanh toán hóa đơn số… ngày…”. Nếu thanh toán theo hợp đồng, có thể ghi: “Thanh toán hợp đồng số… ngày…”.
Trường hợp trả lương cho người lao động, nên ghi rõ: “Hộ kinh doanh… thanh toán lương tháng… cho…”. Khi trả nợ gốc hoặc lãi vay ngân hàng, cần ghi: “Thanh toán lãi vay theo hợp đồng số…”.
Nếu chuyển tiền từ tài khoản hộ kinh doanh sang tài khoản cá nhân để phục vụ mục đích cá nhân, chủ hộ cũng cần ghi rõ: “Chuyển tiền sang tài khoản cá nhân ông/bà…”.
Ông Tuấn khuyến nghị, hộ kinh doanh nội dung này nên được thống nhất ngay từ đầu để các lần sau sử dụng đồng bộ, thuận tiện cho việc rà soát, đối chiếu. Việc không thống nhất nội dung chuyển khoản không phải là vi phạm pháp luật, nhưng sẽ gây khó khăn khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu dòng tiền với hóa đơn, chứng từ. Khi đó, hộ kinh doanh có thể mất nhiều thời gian giải trình.
Từ 2026, cùng với yêu cầu bắt buộc mở tài khoản đúng tên đăng ký và xu hướng siết quản lý thuế dựa trên dữ liệu giao dịch ngân hàng, hộ kinh doanh cần thay đổi thói quen quản lý tài chính. Việc tách bạch rõ ràng giữa tiền cá nhân và tiền kinh doanh không chỉ để tuân thủ quy định, mà còn giúp chủ hộ kiểm soát hiệu quả dòng tiền, đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động và hạn chế rủi ro pháp lý về sau.