Microsoft Office 2016 và Google Docs, lựa chọn nào tốt hơn

Phiên bản Office 2016 mới dành cho Mac và Windows lần đầu tiên được tích hợp công cụ có tính năng chia sẻ và hỗ trợ làm việc nhóm, tương tự như tính năng đã có từ rất lâu của Google Docs.

Với cập nhật mới này, lần đầu tiên người dùng có thể làm việc cùng người khác trên cùng một tài liệu,  vào cùng thời điểm, đồng thời nhìn thấy những cập nhật hay chỉnh sửa mà người khác đang thực hiện.

5 tính năng giúp Microsoft đánh bại Google

Tích hợp công cụ tìm kiếm với Bing

Trong Office 2016, Microsoft đã đưa vào công cụ Smart Lookup (công cụ tìm kiếm thông minh), một công cụ nghiên cứu mới được hỗ trợ bởi cỗ máy tìm kiếm Bing. Chỉ cần kích chuột phải vào một từ để chạy tìm kiếm Bing và nhận thông tin mà không cần phải rời khỏi Word, Excel hay PowerPoint.

Kết quả tìm kiếm sẽ hiện lên ở cửa sổ bên phải, bao gồm các kết quả từ Wikipedia và hình ảnh từ Bing. Người dùng cần nhấn vào liên kết đó để mở rộng trình duyệt và tìm hiểu thông tin chi tiết.

Điểm đặc biệt của Smart Lookup là ứng dụng sẽ dựa vào ngữ cảnh cụ thể để giới hạn phạm vi tìm kiếm và đưa lại kết quả tốt nhất. Ví dụ nếu muốn tìm hiểu thêm về từ "dating" trong một câu về "carbon dating", Smart Lookup sẽ chỉ hiển thị các kết quả liên quan tới "phương pháp xác định niên đại cổ vật dựa trên đồng vị carbon 14" thay vì đưa thêm kết quả "hẹn hò, hẹn hò lãng mạn..."

Google Docs cũng có một công cụ tìm kiếm tương tự trong, và đã được triển khai từ nhiều năm, nhưng không mạnh mẽ như Smart Lookup, hay thậm chí không được ưa dùng bằng cách tìm kiếm trực tiếp trên Google thông thường.

Office chứa nhiều công cụ hữu ích cho người dùng

Microsoft công nhận rằng có  rất nhiều các ứng dụng Office mà người dùng không thể nhớ hết vị trí để có thể nhanh chóng tìm ra và sử dụng. Vì vậy nhóm nghiên cứu đã tạo ra một công cụ mới giúp người dùng tiết kiệm thời gian hơn.

Trong thanh Menu trên cùng của Word, Excel hay PowerPoint, người dùng nhấn vào "Tell me what you want to do" và gõ tên tính năng mà bạn cần. Ứng dụng sẽ tìm và hiển thị chính xác vị trí tính năng bạn cần. Công cụ tìm kiếm này thực sự hữu ích đối với những ai không thường xuyên sử dụng Office.
Tích hợp tiện ích gọi Skype

Để dễ dàng hơn cho việc làm việc nhóm, Microsoft đã thêm Skype for Business vào Word, Excel và PowerPoint. Danh sách chia sẻ sẽ hiển thị thành viên nào đang truy cập file và bạn có thể liên lạc trực tiếp (nhắn tin, gọi thoại hoặc gọi video) tới thành viên đó mà không cần mở ứng dụng Skype. Nhược điểm duy nhất của tính năng này là chỉ áp dụng cho thiết bị cài đặt ứng dụng Skype và sử dụng Skype for Business.

Ghi nhớ vị trí cuối cùng bạn thao tác trước khi rời đi

Một thay đổi nhỏ của Ofice 2016 là việc bổ sung tính năng ghi nhớ vị trí cuối cùng bạn thao tác trước khi bạn rời khỏi một tài liệu bất kỳ. Và khi bạn mở lại tài liệu đó, Word sẽ cho thấy vị trí bạn đang làm việc và cho phép bạn "nhảy" tới vị trí này chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Khả năng làm việc offline

Microsoft Office từ lâu đã là một công cụ tiêu chuẩn với các tính năng tiên tiến như Mail Merge, biểu đồ chi tiết hoặc Slide trình chiếu sinh động. Excel là chương trình hàng đầu cho việc xử lý một lượng lớn số liệu. Hơn nữa, Office được thiết kế để có thể sử dụng cả online và offline trong khi Google có thể làm việc offline với điều kiện bạn cần mở sẵn tập tin trước khi ngưng kết nối internet.

Google Docs dù đã được cải thiện nhiều lần, thêm nhiều tính năng mới trong những năm qua nhưng vẫn không thể so sánh với những thành công của Office. Nếu công việc đòi hỏi chỉnh sửa offline nhiều và cần sử dụng đầy đủ các tính năng thì Google rất khó để đánh bạn Microsoft trên phương diện này.

3 tính năng Google Docs vượt trội hơn

Thao tác cùng thời điểm

Office 2016 giới thiệu tính năng cộng tác và chia sẻ tương tự như Google Docs, cho phép 2 hay nhiều người có thể cùng thao tác trên một văn bản, đồng thời có thể theo dõi thao tác của người khác với từng con trỏ có màu tương ứng với từng người.

Nhưng tính năng này ở Office 2016 chỉ có sẵn trong Word và chỉ hoạt động tốt khi mọi người có kết nối Internet ổn định. Trong khi Google Docs với lịch sử phát triển nhiều năm đã mở rộng phạm vi ứng dụng bao gồm Sheets, ứng dụng bảng tính và ứng dụng Slide.

Chia sẻ tập tin dễ dàng

Microsoft đã rất cố gắng để các tập tin được chia sẻ dễ dàng, nhanh chóng hơn với ứng dụng Share trong menu của Word, Excel và PowerPoint. Bạn nhập địa chỉ mail muốn chia sẻ và quyết định xem người đó chỉ có quyền xem hay có thể chỉnh sửa tập tin đó. Sau đó nhấn vào Share để gửi link tập tin tới người nhận.
Tuy nhiên quá trình nhận tập tin khá mất thời gian bởi người được chia sẻ không nhận tập tin trực tiếp mà phải mở trang Web Office.com (miễn phí) để xem.

Toàn bộ quá trình này thực sự khá rắc rối so với các thao tác chia sẻ tập tin dễ dàng trong Google Docs. Người dùng có thể mở ra và xem tập tin trực tiếp trong Gmail.

Công cụ miễn phí

Mặc dù không nhiều các tính năng như Office nhưng các công cụ của Google Docs cũng đủ để đáp ứng những người chỉ cần tới các chức năng cơ bản như viết, chỉnh sửa, xây dựng bảng tính và tạo các bài thuyết trình. Và một yếu tố khá quan trọng là Google Docs hoàn toàn miễn phí cho người dùng.

Chỉ cần đăng ký Office 365 với mức phí 6,99 USD (tương đương 16.000 đồng) mỗi tháng và 69,99 USD (tương đương 158.000n đồng) mỗi năm cho một phiên bản đầy đủ Office 2016, 1 TB lưu trữ trên Cloud trong OneDrive và một số công cụ khác.

 

Hoặc có thể trả một lần với mức phí 139,99 USD (tương đương 320.00 đồng) để sở hữu hoàn toàn phiên bản này. Tuy nhiên thì chỉ với nhu cầu cơ bản, nhiều người dùng cũng cho rằng khoản chi phí này là không cần thiết.